Kosten für Webdesign und WordPress Projekte: Wie sie entstehen und was man beachten sollte

Webdesign und Webentwicklung sind sehr komplexe technische Gebiete, die viel Spezialwissen und Expertise erfordern. Ein WordPress Projekt ist – zumindest im professionellen Umfeld – keine simple Angelegenheit und wird nicht mal eben nebenbei erledigt. Es gibt jede Menge Punkte zu planen und zu berücksichtigen und sehr oft sind Auftraggeber damit überfordert. Das führt schnell zu Frust und Ärger zwischen Kunde und Auftragnehmer (WordPress Agentur, Freelancer etc.). Mit diesem Artikel will ich die relevanten Aspekte näher beleuchten und für mehr Transparenz und Verständnis auf beiden Seiten des Tisches sorgen.

Kosten für Webdesign und WordPress Projekte: Wie sie entstehen und was man beachten sollte

Was kostet eine Website?

Auch wenn es bereits sowas wie ein „running Gag“ ist, aber die Frage „Was kostet eine Website“ bekomme ich immer noch ca. zwei bis drei mal im Monat gestellt. WordPress ist ja kostenlos, da kann der Rest ja nicht mehr so viel kosten. Oft gefolgt von Zusatzinformationen wie „Es soll etwas ganz schlichtes sein“, „nur etwa 5 – 10 Seiten“, „mit ein bisschen Text und Bildern“. Und dann wundern sich die Anfragenden, dass ich mehr Informationen benötige, um auch nur eine grobe Kalkulation zu machen. „Was wollen Sie denn noch alles wissen?“

Aber das ist in etwa so, wie wenn man zu einem Autohändler geht und sagt: „Was kostet ein Auto? Was schlichtes mit zwei bis vier Türen und ungefähr 4 Rädern. Ich möchte gerne Menschen und Gepäck damit transportieren können. Mehr nicht“.

Auf das Gesicht des Autohändlers bin ich gespannt. Eine wirklich sinnvolle Beratung, oder gar eine konkrete Empfehlung oder einen (Fest-)Preis werden Sie sicher nicht bekommen. Zumindest nicht, ohne sehr viel mehr Informationen.

Je besser und genauer die Informationen, die ein Webdesigner, -Entwickler oder eben eine Web Agentur bekommt, desto präziser und konkreter kann das Angebot ausfallen. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um ein WordPress Projekt handelt oder eine „klassische“ Website. Bekomme ich nur wenige Informationen, kann ich nur aufgrund meiner Erfahrung bestenfalls grob schätzen und das „Angebot“ variiert dann irgendwo zwischen Summe X und Summe Y. Ein Festpreis Angebot ist so überhaupt nicht möglich. Eine saubere Kalkulation sieht anders aus.

Planung ist die halbe Miete – Die 5P Regel

Ok, nun haben wir also verstanden, dass man sich im Vorfeld viele Gedanken machen muss und eine Menge Dinge berücksichtigen muss. So ein Projekt besteht aus einer ganzen Reihe von Arbeitsschritten und muss gut geplant werden. Hilfreich, wenn nicht unabdingbar ist dabei beispielsweise ein schriftliches Briefing. Mann könnte es auch als Anforderungsprofil bezeichnen. In jeden Fall werden darin die Anforderungen, Wünsche und Vorstellungen des Kunden an seine künftige Website möglichst detailliert beschrieben (so ein Dokument bzw. eine Vorlage können Sie bei Bedarf bei uns anfordern).

Die 5P Regel: Proper planning prevents poor performance – Oder auf gut Deutsch: Gute Planung verhindert schlechte Ergebnisse.

Angebote: Festpreis vs. Stundenbasis

Auf der Grundlage des Briefings wird dann ein Angebot erstellt. In den allermeisten Fällen wird es sich hierbei um ein Angebot handeln, in dem auf Stundenbasis kalkuliert wurde. Festpreisangebote sind in den meisten Fällen nicht sinnvoll, da man auch bei guter Planung nicht alle Unwägbarkeiten kalkulieren kann. Bekommen Sie ein Festpreisangebot gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Der Webdesigner, -Entwickler verkauft seine Leistung am Ende zu günstig, weil er sich verkalkuliert hat, oder
  2. Sie zahlen zu viel, weil der Auftragnehmer bereits einen ordentlichen Puffer eingebaut hat, damit unklakulierbare Positionen abgefangen werden können.

Zumindest der zweite Fall dürfte für den Auftraggeber/Kunden ärgerlich und wenig erstrebenswert sein.

Angebote ohne Festpreis gelten aber natürlich nicht als Freibrief für unendliche Kosten, die den Kunden am Ende wie der Blitz treffen. Natürlich muss auch ein auf Stundenbasis kalkuliertes Angebot möglichst genau passen und es muss selbstverständlich eine Grenze eingebaut sein. Dafür werden wieder entsprechend detaillierte Informationen (Stichwort „Briefing“) benötigt.

Zusatzleistungen kosten Zeit und Geld – fast immer

Gut, es gab ein Briefing, der Kunde hat ein möglichst präzises Angebot erhalten und man beginnt mit den Arbeiten an dem Projekt. Im Verlauf des Projekts fallen dem Auftraggeber immer wieder Details auf (er nennt sie meistens „Kleinigkeiten“) and die er vorher nicht gedacht hat und die er nun umgesetzt haben will. In aller Regel ist der Auftraggeber aber kein Experte und kann den Umfang einzelner Zusatzleistungen gar nicht beurteilen. Hier muss der Auftragnehmer (Webdesigner etc.) natürlich sehr genau aufpassen und rechtzeitig davor „warnen“, dass für dieses und jenes erstens zusätzliche Kosten entstehen (die er sich vom Kunden genehmigen lassen muss) und zweitens irgendwann auch die Zeitplanung dahin ist und das Projekt deutlich länger dauert. Leider herrscht für diese beiden tatsachen oft Unverständnis auf Kundenseite.

Dabei ist es nur logisch, dass Zusatzleistungen die komplette Planung durcheinander bringen können. Ich mache mal ein Beispiel aus einem alltäglichen Bereich.

Übrigens hat sich der Einsatz einer Projektmanagement-Software auch bei kleinen Projekten als sehr hilfreich erwiesen. Spätestens wenn mehr als zwei Personen an einem Projekt arbeiten, sind E-Mails als reines Kommunikationsmittel der blanke Horror. Projektmanagement Tools gibt es zahlreiche, einige davon sogar gratis. Meine persönlichen Top 3 habe ich hier mal kurz aufgelistet.

Intermezzo: Im Supermarkt

Sie kommen abends von der Arbeit und hatten am Morgen bereits geplant, auf dem Heimweg schnell in den Supermarkt Ihres Vertrauens zu fahren, um Brot und Käse zu kaufen. Da Sie sich auskennen, haben Sie dafür ca. 10 Minuten eingeplant und Sie haben noch 20 Euro in der Tasche. Das reicht locker. Als Sie auf den Parkplatz des Supermarktes fahren, erreicht Sie eine SMS Ihrer Frau (oder Ihres Mannes) mit der Bitte noch Bio-Grünkern und weibliche (oder männliche) Hygieneartikel mitzubringen. Damit ist schon mal Ihre Zeitplanung im Eimer, weil Sie diese Sachen erst mal suchen müssen.

Nach weiteren 10 Minuten (Ihre Zeitplanung ist nun bereits um 100% überschritten) haben Sie alles gefunden und stehen an der – mittlerweile vollen – Kasse. Der Zeitplan wird erneut erschüttert, aber das Budget (die 20 Euro in der Hosentasche) dürfte gerade noch ausreichen. In dem Moment kommt eine weitere SMS und bittet Sie noch eine Flasche Sherry für die Steaksoße mitzubringen und spätestens jetzt ist nicht nur Ihr Zeitplan dahin sondern auch das Budget gesprengt.

Ziemlich genauso schaut es mit Websiteprojekten aus. Dinge, die nicht im Vorfeld besprochen, kalkuliert und geplant wurden, kosten zusätzliche Zeit und Geld. Manchmal sind es zwar wirklich nur Kleinigkeiten und dann kann man die vielleicht noch „nebenbei“ mitmachen, aber meistens entstehen einfach zusätzliche Aufwände. Das sind mal hier dreißig Minuten und mal hier ein Stündchen und am Ende stehen 10 Stunden und knappe 1.000 Euro mehr in den Kosten.

Was tun? sprach Zeus

Um solche bösen Überraschungen und den damit einhergehenden Ärger zu vermeiden, sollte man als Kunde/Auftraggeber undbedingt bereits im Vorfeld genau planen und die gewünschten Punkte detailliert aufschreiben. Es ist sicher kein Fehler ein „Notfallbudget“ das man dann einsetzen kann, wenn einem eben doch noch ein paar Zusatzfunktionen in den Sinn kommen, die man unbedingt drin haben will und nicht vorher bedacht hat. Auch ein zeitlicher Puffer ist hilfreich und beruhigt die Nerven aller Beteiligter. Oder man verschiebt gewisse Punkte einfach in eine zweite Entwicklungsphase. Zeitdruck ist kein guter Ratgeber und kein guter Entwickler.

Als Auftragnehmender Freelancer oder als Agentur sollte man den Projektverlauf ständig im Auge behalten und rechtzeitig „Warnschüsse“ abgeben, wenn der Zeitplan oder das Budget in Gefahr sind. Tischt man dem Kunden am Schluss eine deutlich höhere Rechnung auf, muss man sich über Unmut kaum wundern. Sowas sieht niemand gerne. Diesen Fehler sollte man höchstens einmal machen.

Wie wäre es mit kommunizieren?

Nach meiner persönlichen Erfahrung haben die meisten Auftraggeber aber Verständnis für Mehrkosten, die aufgrund von ihren Sonderwünschen entstehen, wenn man sie ihnen rechtzeitig anzeigt und erläutert. Außerdem schätzen es die meisten Kunden überaus, wenn sie immer mal wieder über den Projektstatus informiert werden. Nicht nur, wenn Budget oder Zeitplan gefärdet sind, sondern auch einfach mal so. Oft „bastelt“ man wochenlang an einem Projekt und gegenüber dem Kunden herrscht Funkstille. Das macht einfach keinen guten Eindruck und der Kunde fühlt sich im Stich gelassen. Also ruhig mal eine Statusmeldung oder evtl. eine Vorschau (das können auch Screenshots sein) an den Kunden schicken und in Kontakt bleiben.

Fazit

Wenn Auftraggeber sich möglichst genaue Gedanken im Vorfeld und in der Planung machen, ein ordentliches Briefing verfassen, ein realistisches Budget und eine vernünftige Zeitplanung ansetzen, dann können sie vom Freelancer oder der Agentur Ihrer Wahl auch vernünftige und professionelle Ergebnisse erwarten. Nein, eine professionelle Unternehmenswebsite ist nicht in drei Tagen für 500 Euro zu haben.

Und wenn Auftragnehmer fair und mit offenen Karten spielen, intensiv kommunizieren (Stichwort: Projektmanagement) und evtl. Schwierigkeiten rechtzeitig ansprechen, dann steht einer guten Zusammenarbeit und einem professionellen Ergebnis eigentlich nichts mehr im Wege (außer evtl. einer alten Version des Internet Explorers, aber den redet man dem Kunden bitte sachlich aber schnell aus).